W tej aktualizacji rozszerzamy zarządzanie celami w EMPLO. Możesz teraz tworzyć cele zespołowe i firmowe bez przypisanej osoby realizującej, na zasadzie biblioteki celów, a także określić, kto będzie miał możliwość aktualizacji mierników i edycji konkretnego celu.
Dzięki temu łatwiej zaplanujesz cele na przyszłość, przygotujesz bazę celów strategicznych dla organizacji lub zespołów, rozdzielisz odpowiedzialności i lepiej zarządzisz dostępem do pracy z celami.

Cele planowane jako biblioteka celów

Możesz teraz tworzyć cele zespołowe i firmowe bez przypisywania ich od razu do konkretnej osoby realizującej. Takie cele działają jako biblioteka celów, baza lub punkt odniesienia do późniejszego tworzenia konkretnych celów przypisanych już do pracowników.
Dzięki temu możesz wcześniej przygotować cele dla całej organizacji, wybranych spółek albo konkretnych zespołów, które mogą wskazywać kierunek działania, porządkować priorytety i wspierać przełożonych w późniejszym wyznaczaniu celów indywidualnych.

Aby utworzyć taki cel, wybierz typ Zespołowy albo Firmowy, a następnie wskaż co najmniej jeden zespół lub jedną spółkę. Pole “Osoba realizująca cel” możesz pozostawić puste.
Po zapisaniu cel pojawi się na odpowiedniej liście w zakładce Cele zespołowe albo Cele firmowe.

Status „Planowany”

Cele zespołowe i firmowe bez przypisanej osoby realizującej otrzymują status Planowany. Status jest widoczny na liście celów oraz w podglądzie celu.
Cel planowany nie jest jeszcze celem realizowanym przez konkretną osobę, dlatego nie można aktualizować jego realizacji, zmieniać bieżących wartości mierników ani oznaczać go jako zakończonego. Taki cel pełni funkcję strategicznej bazy do dalszego wykorzystania przy tworzeniu celów pracowniczych.

Po przypisaniu osoby realizującej status Planowany zostaje automatycznie usunięty, a cel zaczyna działać zgodnie ze standardowymi zasadami realizacji celu.

Planowanie, kopiowanie i kaskadowanie celów

Cele planowane mogą być wykorzystywane w kaskadzie celów, zarówno jako cele nadrzędne, jak i podrzędne. Pozwala to budować strukturę celów jeszcze przed przypisaniem ich do konkretnych pracowników.
Przełożeni mogą korzystać z takich celów jako podstawy do tworzenia celów indywidualnych. Mogą skopiować cel albo edytować go i wskazać osobę realizującą. Dzięki temu wcześniej przygotowana biblioteka celów może stać się punktem wyjścia do dalszej pracy z celami pracowników.

Archiwizacja celów planowanych

Cel planowany można zarchiwizować. Archiwizacja nie wpływa na cele utworzone wcześniej na jego podstawie, pozostają one aktywne i działają niezależnie.
Po zarchiwizowaniu cel zachowuje oznaczenie Planowany i otrzymuje dodatkowe oznaczenie Zarchiwizowany.

Ustawienie poziomów dostępu na konkretny cel

W formularzu dodawania i edycji celu pojawiła się nowa sekcja “Dostęp do aktualizacji i edycji celu”. Dzięki niej możesz określić, kto przy danym celu będzie mógł aktualizować jego realizację, a kto będzie mógł edytować cel. To rozwiązanie pozwala lepiej dopasować dostęp do realnego podziału zadań.
Przykładowo osoba realizująca cel nie zawsze musi być tą samą osobą, która odpowiada za pomiar wyników lub aktualizację wartości mierników. W takiej sytuacji możesz wskazać konkretną osobę z danego działu, która będzie odpowiadała za aktualizację realizacji celu.

Podobnie działa edycja celu, możesz wskazać konkretne osoby, które będą mogły edytować cel w danym przypadku. Dzięki temu dostęp do aktualizacji i edycji można skonfigurować indywidualnie dla konkretnego celu.
Sekcja jest dostępna w formularzu celu i domyślnie ukryta pod switchem Dostęp do aktualizacji i edycji celu. Po jej włączeniu możesz osobno skonfigurować dwa ustawienia:

• Kto może aktualizować realizację celu?
• Kto może edytować cel?

Kto może aktualizować realizację celu?

W tym polu określisz, kto może aktualizować bieżące wartości mierników oraz status realizacji celu. Do wyboru są m.in. osoba realizująca cel, bezpośredni przełożony, wszyscy przełożeni w górę struktury, twórca celu oraz wskazane osoby. Możesz zaznaczyć więcej niż jedną opcję.

Jeśli wybierzesz Wskazane osoby, pojawi się dodatkowe pole, w którym wskażesz konkretnych użytkowników. To przydatne np. wtedy, gdy za pomiar wyników odpowiada osoba z wybranego działu i tylko ona powinna uzupełniać wartości mierników.

Domyślnie możliwość aktualizacji ma osoba realizująca cel

Kto może edytować cel?

W tym polu wskażesz, kto może edytować treść celu, jego parametry i mierniki, a także usunąć cel. Dostępne opcje są podobne jak przy aktualizacji realizacji. Możesz wybrać m.in. osobę realizującą cel, przełożonych, twórcę celu lub wskazane osoby.

Jeśli wybierzesz Wskazane osoby, możesz określić konkretnych użytkowników, którzy będą mogli edytować ten cel. Pozwala to zachować kontrolę nad tym, kto może zmieniać założenia celu w danym przypadku.

Domyślnie możliwość edycji ma twórca celu.

Uwaga! Ustawienia dotyczące aktualizacji i edycji są od siebie niezależne. Możesz więc wskazać inne osoby do aktualizowania realizacji celu, a inne do jego pełnej edycji.

Ważne zasady działania

Nowa sekcja pozwala precyzyjnie określić dostęp do konkretnego celu, ale nie zastępuje wszystkich dotychczasowych zasad widoczności i uprawnień w systemie. Przy jej konfiguracji warto pamiętać o kilku zasadach:

• jeśli sekcja Dostęp do aktualizacji i edycji celu pozostaje wyłączona, działają dotychczasowe zasady dostępu wynikające m.in. z widoczności celu, struktury organizacyjnej, uprawnień systemowych i parametrów celu;
• ustawienia w tej sekcji dotyczą wyłącznie konkretnego celu i nie nadają globalnych uprawnień systemowych;
• po włączeniu sekcji osoby, które nie zostały wskazane jako uprawnione do aktualizacji lub edycji, zachowują wyłącznie dostęp do podglądu, o ile mogą zobaczyć cel zgodnie z obecnymi zasadami widoczności;
• osoby z najwyższym poziomem uprawnień do zarządzania celami nadal mogą aktualizować, edytować lub usuwać cele zgodnie ze swoimi uprawnieniami;
• jeśli sekcja zostanie włączona, ale nie wskażesz co najmniej jednej osoby uprawnionej do aktualizacji lub edycji, system nie pozwoli zapisać celu i wyświetli odpowiedni komunikat;
• osoby wskazane w ustawieniach sekcji są widoczne w podglądzie celu, ale nie pojawiają się na liście celów;
• dla celów utworzonych przed wdrożeniem tej zmiany sekcja pozostaje domyślnie wyłączona;
• w celu planowanym możesz skonfigurować sekcję Kto może aktualizować realizację celu?, ale ustawienia te zaczną obowiązywać dopiero po przypisaniu osoby realizującej.

Nowe możliwości w module celów pomagają lepiej planować działania w organizacji i dokładniej określać, kto odpowiada za poszczególne etapy pracy z celem. Od przygotowania biblioteki celów strategicznych, przez przypisanie ich do pracowników, aż po aktualizację realizacji i edycję konkretnych celów. Dzięki temu możesz zachować większy porządek w procesie wyznaczania celów i dopasować dostęp do faktycznych ról użytkowników.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o nowych ustawieniach lub potrzebujesz wsparcia w konfiguracji celów, napisz do nas na adres: https://emplo.com.